Aktualności

Wchodzące w życie z dniem 25 maja br. przepisy unijnego rozporządzenia RODO oznaczają spore zmiany dla pracodawców. W związku z tym zmiany mają nastąpić również w przepisach Kodeksu pracy. Modyfikacji ulegnie katalog danych, jakie może przetwarzać pracodawca na etapie rekrutacji i już po zatrudnieniu. Uregulowane zostaną również kwestie przetwarzania danych biometrycznych czy monitoringu wizyjnego.

Przetwarzanie danych pracowników

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (tzw. RODO) zacznie obowiązywać we wszystkich krajach Unii Europejskiej, w tym również w Polsce, z dniem 25 maja br. Do tego czasu powinna zostać również uchwalona nasza krajowa ustawa o ochronie danych osobowych, kompatybilna z RODO. Oprócz tego trwają prace legislacyjne nad ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO. Ustawa ta znowelizuje m.in. przepisy Kodeksu pracy. Zmianie ulegnie przede wszystkim art. 221 § 1 i § 2 K.p. (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.), który jest podstawą prawną dla pracodawców do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników, w procesie rekrutacji oraz dla osób już zatrudnionych.

Po zmianach wprowadzonych do Kodeksu pracy pracodawca nie będzie mógł przetwarzać imion rodziców pracowników (zarówno na etapie rekrutacji, jak również już po zatrudnieniu). Na etapie rekrutacji pracodawca będzie przetwarzał tylko dane kontaktowe kandydata do pracy, który będzie mógł podać np. tylko swój adres e-mail (niekoniecznie cały adres zamieszkania). Adres zamieszkania będzie mógł być przetwarzany przez pracodawców tylko w stosunku do osób już zatrudnionych. W przypadku braku numeru PESEL będzie możliwość przetwarzania innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i § 2 będzie dopuszczalne za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika i tylko wtedy, gdy będzie to dla nich korzystne. Takim przykładem przetwarzania danych, na które będzie musiał zgodzić się pracownik, będzie umieszczenie na identyfikatorze, oprócz imienia i nazwiska, zdjęcia pracownika. Dlatego warto zwrócić uwagę na dokumenty CV przesyłane do pracodawców wraz ze zdjęciem. Należy jeż odsyłać wraz z prośbą o podpisanie klauzuli zgody, bowiem przetwarzanie wizerunku możliwe jest (również obecnie) jedynie za zgodą kandydata.

Warto pamiętać, że jedną z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych w RODO jest zasada minimalizacji, zgodnie z którą administrator danych powinien zbierać i przetwarzać tylko te dane, które są mu niezbędne. Te dane, które są już niepotrzebne, należy ze zbiorów usuwać. W aktach osobowych nie mogą znajdować się skany lub ksera dokumentów tożsamości, należy też unikać przechowywania jakiejkolwiek dokumentacji medycznej pracowników (wystarczające powinny być zaświadczenia lekarskie lub oświadczenia pracowników).

Dane biometryczne pracownika

Obecnie przetwarzanie danych biometrycznych pracownika, np. jego linii papilarnych, w ramach kontroli dostępu do pomieszczeń czy dla potrzeb ewidencji pracy przysparza wielu problemów interpretacyjnych. Kwestie te będzie teraz regulować RODO. Przede wszystkim art. 4 pkt 14 rozporządzenia stanowi, że dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne. Zasadniczo rozporządzenie zawiera generalny zakaz przetwarzania danych szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1). Jednocześnie stanowi, że przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne w szczególnych okolicznościach, np. w przypadku wyraźnej i dobrowolnej zgody podmiotu, którego dane dotyczą. Zmiany w Kodeksie pracy zakładają, że przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 i art. 10 RODO, będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Dodatkowo projekt przewiduje, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Monitoring wizyjny w zakładach pracy

W związku z tym, że wizerunek danej osoby również jest daną osobową, to utrwalanie wizerunku pracowników będzie podlegać przepisom RODO. Projektowane przepisy Kodeksu pracy stanowią, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia bądź kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach będzie niezbędne do realizacji celu, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Nagrania obrazu pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Po upływie tego okresu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu powinny podlegać zniszczeniu.

Aby pracodawca mógł w zakładzie pracy zastosować monitoring wizyjny, będzie musiał cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Co najważniejsze, o wprowadzeniu monitoringu będzie musiał poinformować pracowników, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dopuszczając nowego pracownika do pracy, również trzeba będzie przekazać mu na piśmie informację o stosowaniu monitoringu. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca będzie zobowiązany oznaczać pomieszczenia monitorowane.

Źródło: Gazeta Podatkowa nr 39 (1496) z dnia 14.05.2018